Hi Zusammen,

würde mal gern eure Erfahrungen hören. Wir sind von actindo zu JTL gewechselt und damit sehr glücklich. Bei actindo haben wir derzeit noch einen Lesezugriff, da immer mal Daten nachgesehen werden müssen etc. Das soll aber auch auslaufen. Jetzt wollen wir die Daten sichern, einerseits wegen Archivierungspflicht, andererseits um sie über ein BI Tool auszuwerten. Nachdem ich actindo dazu kontaktiert habe, wurde mir angeboten, dass die das als CD sichern können zu 149 EUR pro Wirtschaftsjahr (wir kämen dann auf einen vierstelligen Betrag) oder dass wir uns die Daten über die Schnittstelle ziehen können. Traumhafte Kundenorientierung!

Ich will im Grunde einfach nur eine Sicherung der Datenbank haben. Wir sind ja nicht die ersten, die von actindo weg gehen. Wie habt ihr das gemacht?

Danke!

Ich würde auf jeden Fall mal eine CD / ein Jahr von Actindo anfordern. Dann kannst Du sehen, ob Du so mit dem Daten überhaupt etwas anfangen kannst. Was hilft Dir ein Backup von einer stark normalisierten, relationalen Datenbank? Damit kannst Du ohne viel Arbeit nichts mit anfangen. Auch die Frage, ob es eine Dokumentation dazu gibt ...

Vor diesem Problem stehe ich ja auch bald, sollte ich zu JTL wechseln. Und ich habe mir vorgenommen, wenn ich die Daten nicht in einer auswertbaren Version bekomme, ziehe ich die vor den Kadi. Ich kenne noch zwei Ex-Nutzer, die einen stillen Account weiter bezahlen, nur um Zugriff zu haben. Das kanns nicht sein.

Wolkenspiel hat geschrieben:Ich kenne noch zwei Ex-Nutzer, die einen stillen Account weiter bezahlen, nur um Zugriff zu haben.

Diese Ex-Nutzer haben offensichtlich begriffen, dass Betriebsprüfer nicht auf Archive verwiesen werden dürfen, wenn der Life-Zugriff über nicht mehr genutzte Programme verlangt wird.

Daher sollten diese Programme noch 10 Jahre + verfügbar und nutzbar sein (ggf. sogar auf entsprechender veralterter HW, wenn diese Programme auf neuen Rechnern/Betriebssystemen nicht ablauffähig sind).

hgf

Disclaimer:
Dieser Beitrag stellt keine Rechts-/Steuerberatung im Einzelfall dar.
Er gibt lediglich mein Verständnis der geltenden Rechtslage wider.

hgf hat geschrieben:Diese Ex-Nutzer haben offensichtlich begriffen, dass Betriebsprüfer nicht auf Archive verwiesen werden dürfen, wenn der Life-Zugriff über nicht mehr genutzte Programme verlangt wird.

Grundsätzlich hast du Recht, wobei dann die Frage ist, ob Actindo dir den Zugriff überhaupt verweigern darf. Sie werben doch schließlich selbst damit, dass sie GoB-konform sind, dann müssten sie ja eigentlich wissen, dass das 10 (in der Praxis ja 11) Jahre nach der letzten Nutzung einen Lesezugriff beinhaltet. Die können dafür sicher einen Kostenersatz verlangen, aber keinen Gewinnanteil, denn für die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung wird man keinen Gewinn verlangen dürfen. So wäre jetzt jedenfalls mein Rechtverständnis.

Der Lesezugriff bis 1-2 Jahre nach der letzten Nutzung ist natürlich was anderes, dafür dürften die schon Geld verlangen dürfen.

Prüfer müssen wirklich auf solche Systeme zugreifen können, selbst wenn der Stb. die Daten nach der Buchung festgeschrieben hat?

Wolkenspiel hat geschrieben:Prüfer müssen wirklich auf solche Systeme zugreifen können, selbst wenn der Stb. die Daten nach der Buchung festgeschrieben hat?

Ja. Nennt sich Z1-Zugriff.
https://audicon.net/themen/zugriffsarten

Ich würde mal prüfen, was da rechtlich Sache ist.
Die GoBD gibt es erst seit 1.1.2015.
Evtl. kann man für den Zeitraum davor auch mit PDF-Archiven oder einer Dokumentations-CD arbeiten. Sowas wird schließlich in anderen Bereichen auch akzeptiert (z. B. bei der Lohnbuchhaltung).

Was evtl. auch geht:
Den StB mal beim Finanzamt anrufen lassen (natürlich rein hypothetisch) und den klären lassen, ob das FA sich auf eine bestimmte Lösung in der z. B. Archiv-CDs akzeptiert werden, einlässt.

Außerdem:
In Hamburg gibt es eine Anwaltskanzlei, die sich auf IT-Recht spezialisiert hat (http://www.anwaltskanzlei-online.de).
Ich geh da immer zu den Fortbildungsseminaren hin und höre dann regelmäßig, was Softwarehersteller so machen, aber eigentlich nicht zulässig ist.
Vielleicht lohnt es sich ja, da mal anzurufen.

Laß auf jeden Fall mal hören, wie es weitergeht.

@Dekodi

Du vermischt da was. Die Verpflichtung zum direkten Zugriff gibts seit 2004. Die GoBD konkretisieren nur einige Anforderungen und schaffen manche Duldung ab.

Danke für den Hinweis, du hast natürlich recht.
Ich hatte das so gemeint, dass die "strengere" GOBD auf die Vorjahre nicht angewendet wird.
Aber es kann ja nicht sein, dass ich ein System 10 Jahre lang vorhalte, nur weil ich es mal 3 Monate im Einsatz hatte. Beim Wechsel des Lohn- oder Finanzbuchhaltungssystems erkennen die Prüfer Archiv-CDs ohne ja auch weiteres an.

Kurzer Zwischenstand: Versuche seit dem Datum der Erstellung des Postings erfolglos Belege und Bestellungen zu exportieren. Hat das jemand von euch hinbekommen?

Nein, aber auch nicht versucht. Anne hat zum Test allerdings mal eine "CD" angefordert. Damit wir überhaupt mal wissen, was da daruf ist und in welchem Format das dann vorliegt.

Ja, aber ob ich die jemals bekomme, steht in den Sternen.

Wolkenspiel hat geschrieben:Ja, aber ob ich die jemals bekomme, steht in den Sternen.

Hallo Wolkenspiel,
danke für die aufschlussreichen Posts zum Thema Actindo.
Ich würde Deinen Beitrag aus 2016 gerne nochmal in die Gegenwart holen und wissen,
ob Du die besagte Daten-CD jemals bekommen hast und wenn ja, ob die Daten konsistent waren.
Vielen Dank.

Ach, das war alles ganz, ganz schrecklich.
Ich bekam erst einmal ein Angebot für die Datensicherung (wir reden hier lediglich von PDFs die Rechnungen und Gutschriften betreffend!) Für die paar Jahre wollte Actindo ca. 1000 Euro von mir haben. Leider ist es technisch bei der Datenmenge nicht möglich, das selber zu sichern. Das Ding läuft ja so schon kaum ruckellos, man kann sich vorstellen, was passiert, wenn man da umfangreiche Daten rausziehen will.
Also es wird pro "CD" abgerechnet, man bekommt dann aber alles auf einem Stick (obwohl ja mehrere abgrechnet werden, aber das ist halt typisch Actindo). Und alles in einer Datei, nicht nach Jahren sortiert. Eine ziemlich unübersichtliche Geschichte.
Man kann in den Daten natürlich auch nicht mehr nach Kundennummern oder -namen suchen, so dass das Ganze ein reines Archiv ist.
Man hat mir dann den Gesamtbetrag nach Erstellen des Angebots umgehend vom Konto abgebucht mit dem Hinweis, die Datensicherung erfolgt nach Vertragsende (also Monate später). Auch typisch Actindo. Ich habe dann mit Rückbuchung gedroht, wenn das Geld nicht sofort zurück überwiesen wird. Dann ließ man sich tatsächlich auf eine Diskussion ein. Der Grund: man konnte ja nix sperren. Normalerweise, wenn man Reklamationen zu Rechnungen hat, wird sofort mit Accountsperre gedroht. Hier ging das aber nicht.
Man versuchte dann, einen Kuhhandel mit mir abzuschließen, indem man vorschlug, die Hälfte wieder zurück zu überweisen Die kleben am Geld, was ihnen nicht zusteht, wie Sekundenkleber. Ich stelle mir dann immer ein Männchen vor, dass sich auf den Boden wirft, mit den Füßen strampelt und schreit: Neeein, das Geld gehört miiiiiiir, dabei schlägt es wild um sich.
Ich habe gesagt, man soll doch einfach die Leistung SOFORT erbringen, wo denn das Problem sei? Und die Daten für 2018, die noch fehlen, nachreichen. Auf die Idee kam man wohl nicht, Leistung erbringen ist nicht so angesagt dort. Außerdem muss man ja jetzt 2 Sticks (die bestimmt ein Vermöööögen kosten) nutzen und ich habe ja nur für 5 Stück bezahlt.
Jetzt warte ich noch auf den Rest von 2018 und dann kann ich endlich einen Haken an diese unsägliche ERP-Geschichte machen. Was für ein Alptraum.

Hallo Wolkenspiel,
danke für Deine ausführliche Antwort.

Nach Rücksprache mit unserem Admin haben wir für andere Actindo-Nutzer folgende Informationen:

Der Download mit Hilfe der Actindo-Anleitung hatte nicht funktioniert.
Wir hatten daraufhin ein Ticket erstellt, nach 3 Wochen kam dazu eine Rückfrage seitens Actindo.
Nach der Beantwortung sind seitdem 3 Wochen vergangen, bisher ohne Antwort.

Das Problem ist nicht unbedingt die fehlerhafte Anleitung, vielmehr scheint der Dienst (WebDAV), welcher das Verbinden ermöglichen sollte garnicht mehr zu Funktionieren.

Wenn der Dienst ordnungsgemäß bei Actindo eingerichtet wäre, würde er nach Anleitung funktionieren.

Das ganze hatte in der Vergangenheit problemlos funktioniert, ein anderer Mitarbeiter hat das Dokumentenarchiv früher regelmäßig benutzt bis es vor ca. anderthalb Jahren plötzlich nicht mehr ging.

Damals hatten wir auch schon Konakt zu Actindo diesbezüglich, auch da blieb das ganze ohne Lösung weil Actindo die Tickets nicht mehr beantwortet hat.

Alles könnte so einfach sein: Mit einem besseren Support wäre Actindo m.E. ein sehr leistungs- und anpassungsfähiges ERP-System.

Also die Datensicherung für 2018 (der Vertrag lief Ende April aus) habe ich bis heute nicht erhalten. Ohne Aufforderung geht in dem Laden nix. Geld kassieren könne sie aber wie die Großen. (Ist natürlich schon bezahlt).